Özel Kalem

ÖZELKALEM 
KURULUŞ, GÖREV ve ÇALIŞMA ESASLARI YÖNETMELiĞi

AMAÇ:
MADDE 1- Bu Yönetmelik Yenişehir Belediyesi Özel Kalemin Kuruluş, Görev ve Çalışma Esaslarını düzenler.

UYGULAMA ALANI:
MADDE 2- Bu Yönetmelik Yenişehir  Belediyesi Özel Kaleme uygulanır.
İKİNCİ BÖLÜM
ESAS HÜKÜMLER
BAĞLILIK:
MADDE 3- Özel Kalem doğrudan doğruya Belediyenin ita  A_miri olan Belediye Başkanına bağlıdır.
KURULUŞ:
MADDE 4- Özel Kalemin kuruluşu;
a)    Personel işlemleri Şefliği
b)    Protokol islemleri Şefliği
c)    Sekreterya Birimlerinden oluşmaktadır.
ÖZEL KALEMiN GÖREVLERi:
MADDE 5- Özel Kalemin görevleri aşağıda belirtilmiştir.
a)    Başkanlık Makamı  tarafından verilen görevleri yapmak, bunlara ait  yazışmaları yürütmek,
dosyalar düzenlemek ve muhafaza etmektir.
b)    Belediye Başkanının emirlerini ilgili yerlere iletmek ve sonuçlarını izlemek.
c)    Belediye Başkanının Ağırlama, Kutlama, Tören, Haberleşme, Temsil, Yurtiçi seyahat,Yurtdışı Seyahat giderlerinin gerekli yazışma ve tahakkuk işlemlerini yürütmek.
d)    Belediye Başkanının tüm telefon görüşmelerini sağlamak ve randevu taleplerini iletmek.
e)    Belediye Baskanının tüm protokolle ve vatandaşlarla olan görüşmelerini sağlamak.
f)    Belediye baskanının emirleri doğrultusunda Birimlerin çalışmalarının izlenmesi ve takibini yapmak,
g)    Belediye Başkanının imzalaması, onaylaması, gereken tüm evrakların sunulması, ve ilgili Birimlere iletilmesini sağlamak.

ÖZEL KALEM     ÇALIŞMA ESAS VE USULÜ:
Özel Kalemin Görevleri:
MADDE 6-
a)    5. Maddede belirtilen hizmetlerin diizenli bir şekilde yürütülmesini sağlamak.
b)    Özel Kalemin servislerinin planlı ve programlı şekilde çalışmalarını düzenlemek, personel arasında işbirliği kurulmasını, sağlamak, çalışmalarını izlemek ve denetlemek.

Personel işlemleri Şefliğinin Görevleri:
MADDE 7-
a)    Baskanlık Makamına havalesi yapılmak üzere, Belediyeye bağlı ünitelerden ve diğer resmi ve özel Kuruluşlardan gelen her çeşit evrakların kayıtlarını, dağıtımlaırnı ve havale yerlerine gönderilmesi hizmetlerini yürütmek.
b)    Belediye Baskanının ve Müdürlüğünün her türlü mutemetlik özlük işlerini, fotokopi ve daktilo hizmetlerini yürütmek.
c)    Kendine bağlı personelin çalışmalarını, düzenlemek.
d)    Belediye Başkanının tüm Birimlere duyurulmasını, istediği talimatları Genelge olarak hazırlayıp imzaya sunulduktan sonra dağıtımını sağlamak.
e)    Belediye Başkanının resmi ve özel kuruluşlar1a olan yazışmalarını yürütmek.
f)    Belediye Başkanının ağırlama, kutlama, tören, haberleşme, temsil, yurtiçi ve yurtdışı giderlerinin gerekli yazışma ve tahakkuk işlemlerini yürütmek.
g)    Yapılan her türlü yazışmalarla ilgili dosyaları düizenlemek ve muhafaza etmektir.
h)    Belediye Baskanının ve Müdürlüğünün tüm demirbaş malzeme, kayıt ve tutanak işlemlerini yürütmek, kırtasiye malzeme ihtiyaçlarının karşılanmasını sağlamak.
Protokol Büro Şefliğinin Görevleri:
MADDE 8-
a)    Belediye Başkanın tüm protokolle ve vatandaşla olan görüşmelerini bir program içerisinde sağlamak.    ·    .
b)    Belediye Başkanına gelen randevu taleplerini bir liste halinde Başkana iletmek.
c)    Belediye Başkanlığına gelen vatandaşların sorunlarını çözümlenmesi için ilgili Birim ve Kuruluşlarla gerekli koordineyi sağlamak.
d)    Belediye Başkanının  katılması gerekli olan ve katılmayı düşündüğü  açılış, tören ve toplantıları programa alıp günü gününe Belediye Başkanına hatırlatmak ve katılımı sağlamak.
e)    Belediye Başkanının her türlü tebrik ve kutlama mesajlarının ilgililere ulaşması hizmetini yerine getirmek.
Sekreteryanın  Görevleri:
MADDE 9-
a)    Belediye Başkanının ve Özel Kalemin tüm telefon görüşmelerini sağlamaktır.
ÜÇÜNCÜ BÖLÜM
Son Hükümler
YÜRÜRLÜK :
MADDE 10- Bu Yönetmelik Yayımlandığı tarihte yürürlüğü girer.
YÜRÜTME:
MADDE 11-  İş bu Yönetmelik Hükümleri Belediye Başkanı tarafından yürütülür.